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給与計算代行

経理代行業者が提供してくれる給与計算の代行サービスについて紹介します。

人事や総務部門の時間をより戦略的業務へ充てることが可能に

給与のイメージ給与計算代行は、その名の通り従業員へ支払う給与の計算のほか、年末調整、さらにはそれらに伴う事務作業などを請け負ってもらうことができます。

給与計算業務というのは、毎月行うルーティン業務というイメージで、単純な業務と思われているかもしれません。しかし、その実は、専門知識や所得税などの法改正への対応など緻密さが求められる業務なのです。

一口に給与計算代行といっても業者によってカバーする範囲が異なりますが、ベーシックなサービスとしては、次の流れで提供されます。給与計算を代行業者に任せるメリットとあわせて掲載していますので、参考にしてください。

給与計算代行の流れ

ステップ1 事前準備

給与計算に必要となる資料やデータ(就業規則、賃金規程、賃金台帳)や社員情報(入社退社、異動、昇給・降給、基本給・手当や振込先等の変更情報)を代行業者に渡します。

ステップ2 代行開始

給与計算のもととなる。月締めの勤怠データ(「労働日数」「欠勤日数」「労働時間」「遅刻・早退時間」「残業時間」「休日出勤」など)を代行業者に渡します。支給したデータに基づいて各従業員の給与計算を代行してくれます。給与明細書、給与明細一覧、源泉徴収票(退職した社員について)、銀行振込データなどが納品されます。

給与計算代行のメリット

■コア業務への集中
貴重な経営資源を本来の業務に注ぐことができるようになります。たとえば人事部門が担当していたとしたら、給与計算に割いていた人材や時間を、要員計画、人事・評価制度づくりにあてることができるようになります。

■トータルコストの削減
給与計算を担当していたスタッフの人件費が不要になります。また自社内で給与計算システムを導入しているなら、ソフトの開発・購入、運用・保守にかかる費用をなくすことができます。さらに頻繁に改定される法律に対応するための教育にかかる費用もおさえることができます。

■属人リスクの低減
アウトソーシングすることにより、社内に給与計算の専門知識を持つ人材を抱えなくてもよくなります。担当者の異動や急な退職によって、業務が滞ったり品質が低下したりする心配がなくなります。

コラム:そもそも給与計算とは

一口に給与計算と言っても、その内訳は複雑です。給与計算の内訳が、経理代行の発注内容やコストに関係してくることでもあるので、大まかにおさらいしておきましょう。

総支給額の決まり方

給与計算はシンプルにあらわすと、「総支給額」-「控除額」=「差引支給額」(手取りの額)という形になります。

これらのうち、給与計算の基本となるのが「総支給額」です。総支給額は、異なる給与がプラスされたもので、いろいろなパターンがありますが、最も一般的なのが「基本給」+「諸手当」です。

基本給は、年齢や勤続年数、能力などによって各企業の給与規程に定められているもので、まさに給与の中核となるものです。諸手当は、基本給を補う性質を持つ給与で、役職手当、営業手当、家族手当、住宅手当、通勤手当などが、企業によって給与規定に定められているものです。「基本給」+「諸手当」のほか、「基準内給与」+「基準外給与」といった組み合わせの給与計算になっている企業もあります。

従業員への「差引支給額」(手取りの額)を算出するために総支給額から差し引かれる「控除額」は、「法定控除」と「その他の控除」に分類することができます。法定控除は、法律で給与からの控除(天引き)が定められている税金(所得税、住民税)、社会保険料(健康保険、厚生年金保険、雇用保険)のことです。その他の控除は、法定以外のものです。具体的には、組合費や財形貯蓄、生命保険料や、社員旅行の積立まで、それぞれ各企業によって異なり、無い場合もあります。

ここで説明した「総支給額」、「控除額の合計」の内訳、そして「差引支給額」(手取り)は、給与明細を見ればチェックすることができます。

給与計算に絡む大まかな出来事

給与計算代行のアウトソーシングを検討するなら、「給与計算にかかわる仕事がどんなタイミングで発生するのか」を知っておくと、とても参考になります。1年間をみてみると、最もあわただしいのは12月から1月にかけての時期です。

12月は、冬季賞与の支給と年末調整が重なります。冬季賞与の支給によって確定した年間の給与総額に基づいて、各従業員の1年の所得税総額を計算の上、月給から源泉徴収した所得税を照らし合わせ、差額を精算します。さらに冬季賞与の支給に伴って、「賞与計算業務」や「賞与から控除した各種保険料の社会保険事務所への通知」という仕事も出てきます。

そして1月には、税務関連の業務が発生します。住民税を算定する基データとなる「給与支払報告書」を作成し、各従業員が居住する市区町村に提出します。また「給与所得の源泉徴収票」も作成し、本人および税務署に提出します。

2月、3月が過ぎて、4月になると、給与改定や新入社員の入社や社員の異動、昇格などへの対応するためのデータの見直しなどに取組むことになります。その後5月には、労働保険の申告納付期限(5月20日)が、6月には住民税特別徴収額改訂が待っています。住民税は、6月から翌年の5月までの均等額を従業員の給与から控除して納付するため、6月から控除額が変わるのです。

続く7月は、標準報酬月額や夏季賞与に関連した業務を行います。従業員の給与から天引きする各種保険料の算定基準となる標準報酬月額の定時決定にもとづき、所定の届出書類を社会保険事務所に提出しなくてはなりません。また、夏季賞与を支給する際には、賞与計算および賞与から控除した各種保険料に関して社会保険事務所への通知が必要になります。

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