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記帳代行

経理代行のなかでも、最も一般的なサービスである記帳代行について解説します。

記帳代行は「請求書」「領収証」「通帳コピー」を預けるだけ

記帳代行のイメージ

企業や個人事業主が税務申告をするには、必ず帳簿を作成する必要があります。とはいえ、本業を行いながら、日々の入金・出金や取引の内容をひとつひとつ記帳するのは、容易なことではありません。それなりの時間がかかりますし、また、間違いなく仕訳を行うには、経理的な専門知識が求められます。そこで、手間をはぶきながら、正確な帳簿を作成するために経理の専門家に業務を代行してもらうわけです。

具体的には、取引の内容をしめす資料(請求書、領収証、銀行口座の通帳コピー)などを預けて、月々の仕訳帳や残高試算表、また決算時の総勘定元帳、貸借対照表、損益計算書などを作成してもらうという流れになります。

代行してもらう範囲については、業者にもよりますが、ニーズにあわせて選ぶことができるようになっています。ひとつのパターンとしては、現金出納帳の作成については自社でおこない、現金支払い以外の取引については資料を渡して会計ソフトへの入力を引き受けてもらうという形があります。もちろん、現金出納帳の作成を含めた、すべてを記帳代行してもらうパターンもあります。

また記帳から決算、申告の流れとして、「記帳は記帳代行のみを引き受ける専門業者に別途依頼して、申告は別の税理士に依頼する」という場合と「公認会計士、税理士事務所に記帳から申告までを一貫して依頼する」という場合があります。税務面から質の高い(節税の漏れがない)帳簿をつくるという点では、後者をおすすめします。

記帳を経理のプロに任せたら

記帳代行を利用するメリットをまとめると、売上につながらない経営業務に割く時間を節約できることのほかに、次のような点があげられます。

  • 経理担当者を雇う必要がないので、人件費のコストダウンを図れます。
  • 経理のプロスタッフがスピーディに帳簿をつくってくれるため、「月次決算の結果をすぐに営業活動に活かす」といった経営が可能になります。
  • 税理士の視点から取引内容をとらえて、節税対策を考慮した記帳を行ってもらうことができます。

コラム:知っておきたい記帳のコト

当たり前のように行っている記帳ですが、余りに基本的な経理作業であるがゆえに、そこにどんな意味があるのかを改めて考える機会は少ないのではないでしょうか?

というわけで、ここでは、記帳についての基本的な知識をおおまかにまとめてみました。

そもそも記帳とは

記帳とは、企業の日々の売上や経費などをきちんと帳簿に記入していくことです。記帳には、おおきく2つの種類、「単式簿記」と「複式簿記」があります。

単式簿記とはお小遣い帳のように現金の流れだけを表すようなシンプルな記録方法で、税務において「白色申告」と呼ばれます。大雑把に経費を計上することができる反面、控除などを受けることができませんし、税務署の判断により修正されることもあります。

一方、正規の仕分けルールに基づいた複式簿記で記帳をしている場合、特典として収入から65万円の「青色申告」の控除を受けることができ、税務署から一方的に修正されることもなくなります。複式簿記では、貸し方と借り方のふたつに分けて記帳することで企業の取引をより緻密に記録します。経費の根拠を明確に記録し、それを元に適切に経費を計上できるようになり、課税の対象となる所得が抑えられるのです。

手書きと会計ソフトの違い

かつては帳簿への記帳は、全部が手書きでした。買掛帳・売掛帳・入金伝票・出金伝票・振替伝票をつくり、 それを仕訳日記帳に転記し、さらに総勘定元帳へ転記するという一連の経理処理にかかる労力は、膨大ともいえるものでした。しかも、一箇所に間違い(転記ミス)があると、あちこちの金額が一致しなくなり、その間違い箇所の発見や修正作業にも多くの時間がとられていました。

現在では、経理の記帳は、手書きではなく会計ソフトを利用することが常識となっています。会計ソフトを使えば、複数の帳簿へ入力する必要がなくなります。「仕訳の直接入力」や「入金伝票」「入金伝票」など、ひとつのメニュー画面からデータ入力すれば、必要な帳簿へと漏れなく展開してくれるようになっているからです。ソフトが自動的に「仕訳日記帳」や「総勘定元帳」も作成してくれるわけですから、「転記ミス」や「書き漏れ」を完全に防ぐことができます。

会計ソフトへの入力をアウトソースするメリット

会計ソフトの存在を知ると、「記帳代行を専門業者に依頼しなくても、自社内で帳簿の作成をしたほうがいいのでは?」と感じる人も多いのではないでしょうか。しかし、会計ソフトを導入すれば、すべてが解決するわけではありません。

結論としては、会計ソフトへの入力から経理代行に任せるほうが、より大きなメリットを得ることができると考えられます。なぜかというと、「会計ソフトを扱う人が、経理の知識を持っていなくてはいけない」からです。経理を熟知した人が、ソフトの特性を理解したうえで導入しなくてはトラブルを招いてしまうのです。

たとえば勘定科目などは会社ごとの癖、方針がありますので、それに対応する柔軟性を持たない会計ソフトを入れてしまうと、後々使いづらくて困ったことになってしまいます。その他、経理を熟知していない人が日々の入力や記帳などの業務を担当すると、「処理に誤りがあっても気付かず、間違ったデータのまま決算書がつくられてしまう」というリスクも想定されます。

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